メンテナンス戦略を見直すための5つの方法
多くのIT管理者は、ネットワーク・インフラとそれに付随する保守契約を見落としています。そのため、多くの保守契約は毎年やみくもに更新されています。なぜでしょうか？それは、保守契約やサポート契約を毎年更新することが、最も安全な選択肢のように思えるからです。
やみくもにネットワーク保守・サポート契約を更新すると、ネットワークを危険にさらすことになりかねません。よく言えば、契約料が高すぎるということです。また、重要な機器が全くカバーされていない可能性もあります。私たちは長年にわたり何百社ものお客様と接してきましたが、メンテナンス戦略を検討する際に考慮すべき5つのヒントをシンプルにまとめました。
1.自分のネットワークをよく知る
これは当然のことだと思われるかもしれませんが、私たちは、ネットワークが長年にわたって大きく変化し、現在のIT管理者が必要な最新情報を得られていない企業を数多く見てきました。
ここで、絵を変えて考えてみましょう。オフィスビルを建設して数年後、設計図と現在の設定が一致しない。これには、社内の移動、壁のずれ、会社の発展や縮小に伴う変化など、さまざまな理由があります。このような変化は、十中八九、設計図に反映されません。当時のビジネスの常識は、今では常識ではない。
これは、ITインフラにおいても同じことが言えます。特定のニーズに対応するために構築されたネットワークは、もはやビジネスの現状にうまく対応できなくなっています。そのため、IT管理者はアーキテクチャや資産についての知識が乏しく、新たに発見された混乱状態をあえてマッピングしようとしないことが多いのです。特に、拡張や縮小があった場合には、その傾向が強くなります。
しかし、毎年、現在のOEM保守契約を更新すべきかどうかという問題に遭遇すると、おそらく皆さんは「更新するのが一番安全な選択だ」と考えるのではないでしょうか。なぜか？なぜかというと、OEMメーカーの思惑通り、これですべての機能がカバーされると考えられるからです。しかし、気づかないかもしれませんが、重要な機器がカバーされていないまま、保守費用を払いすぎているのではないでしょうか。
2.エンドユーザーとの調整
最後にエンドユーザをネットワーク戦略の設計に加えたのはいつですか？システムを完全に稼動させなければならないという大きなプレッシャーの中で、ITマネージャーとエンドユーザーが同じ考えを持つことは非常に重要です。一日の終わりには、誰もが同じチームのためにプレーしています。
エンドユーザーとの調整とは、エンドユーザーが何を必要としているのか、どのような問題に直面しているのか、そしてどこに潜在的なリスクがあるのかを把握することです。IT部門が提供できるものと、解決できる潜在的な問題がわかれば、必要なものをより正確に見積もることができます。また、この洞察により、保守契約のSLAを批判的に見直すことができ、次のポイントにつながります...。
3.サービスレベルアグリーメント（SLA）を批判的に検討する
多くの企業が、やみくもに保守契約を更新しているという厳しい現実があります。その理由は、「昔からこのやり方でやってきたから」「前任者がいつもこのやり方でやっていたから」というものが多いようです。しかし、状況は変化し、お客様のニーズも変化します。
既存の契約が自社にとって最適なものかどうか、時間をかけて調べてみてください。もしそれが判明したら、あなたはラッキーです。しかし、批判的に検討することなく、その契約が価値あるものだと思い込むことは避けた方がいいでしょう。
私たちの経験から言うと、「4時間以内にハードウェアを交換する」という契約に多額の費用を支払っている企業と仕事をすることがよくあります。4時間以内の交換が絶対に必要な企業もありますが、お客様のニーズを考えると、それは必要なことなのでしょうか、それとも必須のことなのでしょうか。場合によっては、バックアップ用のスイッチをいくつか用意して、ハードウェアの交換時間を翌営業日にまで延ばす方が良い場合もあります。これにより、思った以上に節約できる可能性があります。
4.自社のニーズとOEMのニーズを区別する
大手メーカーは、高価な新シリーズのスイッチを市場に投入しようとしたり、人気のある製品を何年も前に終息宣言したり、実際には必要のない保守契約のアップグレードを顧客に迫ったりします。もしあなたが、身の丈以上のプレッシャーを感じたことがあるならば、今こそ、あなたのニーズとOEMのニーズを区別する時です。
お客様にとっての大きなデメリットは、OEMは通常、お客様に潜在的な節約効果を指摘したり、実際に必要なものに基づいてメンテナンスの代替方法を提案したりしないことです（例：最近の某国の監査で明らかになったレポート）。これが本質的に、やみくもに契約を更新するのではなく、ネットワークのマッピングに時間をかけ、組織の将来的なニーズを評価することが重要な理由なのです。
また、OEMメーカーは、自社のネットワーク機器の寿命が自社のサポート期間よりもはるかに長いことを、顧客に認めることをためらいます（3750-24TSなど）。サポートが終了すると、お客様は既存の機器がまだ使えるにもかかわらず、高価な新シリーズにアップグレードするよう説得されたり、全くサポートを受けられないリスクを負うことになります。自社の資産や組織の将来的な要件を明確に把握していないお客様は、OEMの「推奨」に従う傾向があり、その結果、必要以上の費用を支払うことになります。
5.良い代替品を知っておく
IT管理者であれば、他の選択肢を知っておくことは当然のことです。保守契約が終了したネットワーク機器を維持することによるリスクはどの程度のものでしょうか？既存の保守契約が広く使われているのであれば、割増料金でOEM保守を更新するのが賢明です。しかし、そうでない場合は、ネットワークに別の保守プログラムを選択することもできます。使用済み製品の保守も行う保守プログラムであれば、企業は既存のネットワーク機器を柔軟に使用することができます。なぜなら、多くの場合、「使用済み」は「故障」を意味しないからです。
自社のネットワークを評価し、より効果的なメンテナンス戦略を導き出すのに役立つツールがいくつか存在する。現在のベンダーに、インターネットベースの契約保守システムについて尋ねてみてください。これにより、すべての契約を一か所で管理することができ、不必要なメンテナンスの決定を防ぐことができます。これで、夜も安心ですね。
そのためには、ネットワークのマッピングに時間をかけ、前任者が行った盲目的な決定を避けるという単純な作業に尽きます。ビジネスやITインフラのニーズのように、状況は常に変化するものです。何があるのか、どこに問題があるのか、どこに予算を割くことができるのかを知っておきましょう。その上で、最もコストパフォーマンスの高い保守ソリューションを選択してください。
